Gmailの使い方を見直してみる

最近、色々と身の回りの整理をする事が多かったのでついでにGmailの使い方も一度見直してみました。


今まで

取り立てて変わった事はしていなく、ごく平凡にフィルタルールを作りラベルを貼って管理していました。

アクションが必要なものにはスターを付けておいて後で返信なり調査なり行うといった形です。


違和感

上記の様な運用をしてはいましたが、少し違和感がある所がありました。

それは「受信トレイ」です。

最初の画面に出てくるメールのリスト・・・フィルタリングして各カテゴリ毎にラベルはついていますが、そのせいで煩雑に見えます。

最初の刷り込みと言いますか、

「Gmailは容量が豊富!メールは受信しっぱなしで溜めておいて必要になったら強力な検索で目的のメールを探しだそう!」

と言った感じの本当にそんな事言ってた人いたか?と疑うような固定観念を持っていました。

元々、メールクライアントを使う場合は受信トレイは空が基本!という人間なのでやはりそうしていこうと思った次第であります。

ちなみに、現在もバックアップという目的でGmailのメールはPOP受信もしています。

ただ、実際Gmailが便利過ぎるのでローカルのメールクライアントは昔に比べて管理がおざなりになってる気がしますが・・・まったくしないよりは良いでしょう。

色々なものがクラウド化して便利になるのは大歓迎なのですが、やはりローカルでデータを持つ事の意味は大きいと思います。


見直してみた

と言うことでGmailの管理方法を見直す上で一番最初に決まったことは「アーカイブ化」です。

使っている人から見れば当たり前の話なんでしょうけども・・・今までほぼ使っておりません!

それどころか、最初に使ったときなんかアーカイブ化したメールがどこ行ったのか分からなくなってちょっと焦った記憶すらあります。

Gmailのアーカイブ化っていうのは受信トレイから取り出して保管するっていう事なんですね・・・。

アーカイブしたメールは受信トレイから [すべてのメール] に移動されるため、メールを削除しなくても受信トレイ内を整理することができます。ゴミ箱に捨てるのではなく保管キャビネットに移動して安全に保管するのに似ています。
Gmailのヘルプから引用

アーカイブなんていうものだから勝手に圧縮か何かして奥底にしまう意味合いで考えてましたよ・・・先入観って恐いですね。

上記を踏まえてメール管理の流れを見直しました。

というよりも、Gmailを使いこなしている人はみんなこんな感じにしているのかも知れません・・・・。

準備としては、設定でショートカットキーを有効にする位でしょうか。

メールを開く(ショートカットキー「o」)

アクションが必要ならスターを付ける(ショートカットキー「s」)

読み終わった or スター付けたらアーカイブして次へ(ショートカットキー「]」)

この繰り返しで、後はスター付いたメールを後から処理するという流れになります。

受信トレイもマルチ受信トレイにして「未読」「スター付き」を分けておくと管理しやすいかなと。

自分の場合だと今までのメールはラベルは付いていても全部受信トレイに入っていたのでまず全部のメールに対してアーカイブ化しました。

しばらくはこの流れでメールの管理をしていこうかと思います。


メールの処理速度も上がりそうなのでもっと早めにアーカイブ化に関して理解出来ていればと思った次第です。

やっぱり、メールの処理が完了したときに受信トレイが空になるっていうのは気分がいいです。

仕事のモチベーションも上がるってもんですよね^^